ZAPYTANIE OFERTOWE – dokumentacja w zakresie cen transferowych

ZAPYTANIE OFERTOWE

Dotyczące sporządzenia pełnej dokumentacji w zakresie cen transferowych określonej w przepisach Rozdziału 1a „Ceny transferowe” art. od 11a do 11t Ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych z dnia 15 lutego 1992 r. (Dz.U.2020.0.1406 z późn. zm.) na potrzeby Polskiego Holdingu Obronnego sp. z o.o.

Do niniejszego postępowania nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. nr 907, z późn. zm.).

I.           Zamawiający

Polski Holding Obronny sp. z o.o. (dalej: Zamawiający)
ul. Fort Wola 22,
01-258 Warszawa
NIP:  PL 527-010–45-39

Strona internetowa: http://www.pho.pl/

II.            Przedmiot zamówienia

Sporządzenie pełnej dokumentacji w zakresie cen transferowych określonej w przepisach Rozdziału 1a „Ceny transferowe” art. od 11a do 11t Ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych na potrzeby Polskiego Holdingu Obronnego sp. z o.o.

III.            Warunki udziału w postępowaniu

O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać oferenci, którzy:

1. Są podmiotem uprawnionym do wykonywania czynności doradztwa podatkowego w rozumieniu Ustawy z dnia 05 lipca 1996 r. o doradztwie podatkowym;
2. Podpiszą z Polskim Holdingiem Obronnym sp. z o.o. „Umowę o zachowaniu poufności”;
3. Posiadają wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i kadrowym niezbędnym do wykonania zamówienia;
4. Posiadają polisę OC z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej na kwotę co najmniej 100 000 sumy ubezpieczenia;
5. Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej terminowe i właściwe wykonanie zamówienia;
6. Zapoznali się z niniejszym Zapytaniem wraz z załącznikami i nie wnoszą zastrzeżeń do treści dokumentów.

IV.            Informacje o wymaganych oświadczeniach i dokumentach

1. Oświadczenia i dokumenty, jakie powinni dostarczyć oferenci w celu potwierdzenia spełnienia warunków określonych w Punkcie III:

a)    Aktualny odpis z właściwego rejestru/ aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert;
b)    Pełnomocnictwo do reprezentowania podmiotów występujących wspólnie (konsorcjum, spółka cywilna) w formie oryginału lub kserokopii poświadczonej za zgodność przez notariusza, wystawione nie później niż w dniu, w którym upływa termin składania ofert;
c)    Wykaz osób biorących udział w zamówieniu, które będą wykonywać zamówienie lub będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, wraz z informacjami na temat ich doświadczenia z zakresu świadczenia usług doradczych we wskazanych tematach (co najmniej 2 lata doświadczenia);
d)   Wskazania przez Wykonawcę w ofercie części zamówienia, której wykonanie powierzy podwykonawcom, wyszczególnienia podwykonawców, odpowiadających za poszczególne części zamówienia oraz przedstawienia referencji potwierdzających kompetencje podwykonawców w zakresie ich prac;
e)   Dokumenty (referencje) potwierdzające należyte wykonanie zleceń podobnych w zakresie przedmiotu zamówienia w nieprzerwanym okresie minimum 2 lat;
f)   Kopia polisy OC z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej;
g)  Podpisane oświadczenie stanowiące Załącznik nr 2 do Zapytania.
 

V.            Informacje szczegółowe na temat przedmiotu postępowania

Sporządzenie dokumentacji w zakresie cen transferowych określonej w przepisach Rozdziału 1a „Ceny transferowe” art. od 11a do 11t Ustawy o podatku dochodowym  a w szczególności:
a)   Przygotowanie dokumentacji lokalnej dla transakcji wewnątrzgrupowych objętych obowiązkiem dokumentacyjnym i jednocześnie niekorzystających ze zwolnienia dla transakcji krajowych na mocy art. 11n ustawy o CIT według załączonej listy (załącznik numer 3);
b)   Sporządzenie analiz porównawczych dla transakcji objętych obowiązkiem dokumentacyjnym, a dla których PHO dotychczas nie sporządzał benchmarków lub posiadane przez PHO analizy nie są aktualne dla 2019 r;
c)   Wsparcie PHO w wypełnieniu informacji o cenach transferowych na formularzu TPR-C;
d)  Przygotowanie zgodnego z nowymi przepisami oświadczenia o sporządzeniu dokumentacji.

Analiza winna opierać się zarówno na polskich regulacjach podatkowych, jak i wytycznych OECD w zakresie cen transferowych oraz innych regulacjach międzynarodowych, uwzględniając przy tym praktykę organów administracji podatkowej w zakresie badania obszaru cen transferowych.

VI.            Termin świadczenia usług

Termin świadczenia usług: 60 dni od daty podpisania Umowy; nie później niż  do 30.11.2020 r.

VII.    Opis sposobu przygotowania oferty

1. Oferta powinna być przygotowana w formie elektronicznej w języku polskim i złożona w wersji email na adres : Grzegorz.Nieszczerzewski@pho.pl, Marzena.Rogulska@pho.pl

2. Zamawiający akceptuje skan podpisanej odręcznie oferty lub podpisanej podpisem elektronicznym kwalifikowanym oraz Umowy o zachowaniu poufności.
3. Ofertę należy przygotować w formularzu ofertowym, który stanowi Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania.
4. Podana w formularzu ofertowym cena powinna być ceną finalną ponoszoną przez Zamawiającego, a zatem cena powinna obejmować wszystkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia oraz wymaganiami Zamawiającego.
5. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.
6. Wykonawca zaakceptuje w ofercie 30 dniowy termin płatności od daty dostarczenia poprawnie wystawionej faktury VAT (po protokolarnym odbiorze Przedmiotu Zamówienia).
7. Zamawiający preferuje wysyłanie faktur drogą elektroniczną na adres: kancelaria.ogolna@pho.pl
8. Oferta powinna być podpisana przez przedstawiciela upoważnionego do reprezentowania Wykonawcy zgodnie z przedstawionymi dokumentami oraz wymogami ustawowymi.
9. Zaleca się, by każda zawierająca jakąkolwiek treść strona oferty była podpisana lub parafowana przez Wykonawcę. Każda poprawka w treści oferty, a w szczególności każde przerobienie, przekreślenie, uzupełnienie, napisanie, przesłonięcie korektorem, etc. powinna być parafowane przez Wykonawcę.
10. Złożona oferta powinna zawierać:
    a)   Wypełniony formularz ofertowy (załącznik nr 1);
    b)   Aktualny odpis właściwego rejestru;
    c)   Dokumenty (referencje) potwierdzające należyte wykonanie zleceń podobnych do przedmiotu zamówienia w nieprzerwanym okresie minimum 2 lat;
    d)   Wykaz osób biorących udział w zamówieniu, które będą wykonywać zamówienie lub będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, wraz z informacjami na temat ich doświadczenia z zakresu świadczenia usług doradczych we wskazanych tematach (co najmniej 2 lata doświadczenia);
    e )  Wykaz zadań planowanych do powierzenia podwykonawcom z wyszczególnieniem podwykonawców;
    f)  Kopia polisy OC z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej;
    g)  Podpisane oświadczenie stanowiące Załącznik nr 2 do Zapytania;

    VIII.           Miejsce oraz termin składania ofert

     

    1. Termin składania ofert upływa w dniu 15.09.2020 r. do godz. 15.00.
    2. Sposób złożenia oferty:

    Ofertę (podpisaną i zeskanowaną) należy przesłać w wersji elektronicznej na adres email:
    Grzegorz.Nieszczerzewski@pho.pl
    Marzena.Rogulska@pho.pl

    Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

     

    IX.       Kryterium oceny ofert

     

    Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów:

    KRYTERIUM	WAGA
    Cena	90 %
    Doświadczenie i referencje	10 %

X.            Termin ważności oferty

1. Oferenci będą związani ofertą przez okres 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert, o którym mowa w Punkcie VIII Zapytania.
2. W uzasadnionych przypadkach, Zamawiający może zwrócić się do oferentów o wyrażenie zgody na przedłużenie tego terminu o oznaczony okres.

XI.           Obowiązek  informacyjny

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 2016) (RODO) informujemy, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych przetwarzanych w Polskim Holdingu Obronnym sp. z o.o. jest Polski Holding Obronny sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Fort Wola 22.
2. Dane kontaktowe Spółki: tel. +48 605-901-889, adres e-mail grzegorz.nieszczerzewski@pho.pl
3. Jeśli ma Pani/Pan pytania dotyczące sposobu i zakresu przetwarzania Pani/Pana danych osobowych w zakresie działania Polskiego Holdingu Obronnego sp. z o.o. i zawartej umowy, a także przysługujących Pani/Panu uprawnień, może się Pani/Pan skontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych w Polskim Holdingu Obronnym z o.o. za pomocą adresu czeslaw.cwiek@pho.pl
4. Administrator przetwarza dane osobowe w celach:

a)  realizacji usługi objętej umową, w tym płatności. Podstawą prawną przetwarzania danych jest wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
b)   dochodzenia i obrony praw w razie zaistnienia wzajemnych roszczeń – podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora – (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
5.  Podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz niezbędne w celu zawarcia umowy/zlecenia z Polskim Holdingiem Obronnym sp. z o.o. oraz realizacji zobowiązań wynikających z obsługi tej umowy.
6.  Dane osobowe przetwarzane będą przez okres niezbędny dla wykonania umowy/zlecenia, a po tym okresie dla celów i przez czas oraz w zakresie wymaganym przez przepisy prawa lub dla zabezpieczenia ewentualnych roszczeń, lub do czasu cofnięcia udzielonej zgody.
7.  W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych przysługują Pani/Panu następujące uprawnienia:
a)   prawo dostępu do danych osobowych, w tym prawo do uzyskania kopii tych danych;
b)   prawo do żądania sprostowania (poprawiania) danych osobowych – w przypadku, gdy dane są nieprawidłowe lub niekompletne;
c)   prawo do żądania usunięcia danych osobowych (tzw. prawo do bycia zapomnianym), w przypadku, gdy zachodzi jedna z poniższych przesłanek:

• dane nie są już niezbędne do celów, dla których były zebrane lub w inny sposób przetwarzane,
• dane osobowe przetwarzane są niezgodnie z prawem,
• dane osobowe muszą być usunięte w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisów prawa;

d)   prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych – w przypadku, gdy:

• osoba, której dane dotyczą kwestionuje prawidłowość danych osobowych,
• przetwarzanie danych jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych, żądając w zamian ich ograniczenia,
• Administrator nie potrzebuje już danych dla swoich celów, ale osoba, której dane dotyczą, potrzebuje ich do ustalenia, obrony lub dochodzenia roszczeń,
• osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw wobec przetwarzania danych, do czasu ustalenia czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie Administratora są nadrzędne wobec podstawy sprzeciwu;

e)   prawo do przenoszenia danych – w przypadku, gdy łącznie spełnione są następujące przesłanki:

• przetwarzanie danych odbywa się na podstawie zgody wyrażonej przez tą osobę lub gdy przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy,
• przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany

f)   ze względu na fakt, iż jedyną przesłanką przetwarzania danych osobowych stanowi zgoda, nie przysługuje Pani/Panu prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych.
8. Pani/Pana dane osobowe będą przez Polski Holding Obronny sp. z o.o. przetwarzane przez cały czas, przez który umowa/zlecenie będzie wykonywane, a także później tj. do czasu upływu terminu przedawnienia ewentualnych roszczeń wynikających z umowy i w związku z realizacją obowiązku archiwizacyjnego i obowiązujących przepisów prawa.
9.  Administrator może przetwarzać Pani/Pana dane w sposób zautomatyzowany, ale nie będzie ich profilował.
10. W przypadku wątpliwości związanych z przetwarzaniem danych osobowych każda osoba może zwrócić się do Administratora z prośbą o udzielenie informacji. Niezależnie od powyższego każdemu przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

XII.         Informacja o sposobie porozumiewania się z oferentami

Wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje zamawiający i wykonawcy przekazują pisemnie i drogą elektroniczną. Wszelką korespondencję dotyczącą niniejszego postępowania należy kierować na adres Zamawiającego: Polski Holding Obronny sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, 01-258 Warszawa, ul. Fort Wola 22.

Osoby uprawnione do porozumiewania się z wykonawcami:

Grzegorz Nieszczerzewski – Kierownik Zespołu ds. Finansowych
e-mail: Grzegorz.nieszczerzewski@pho.pl
tel.: 605-901-889

 XIII. Ustalenia dodatkowe

1. Zamawiający informuje, iż potwierdzeniem przyjęcia oferty jest pisemne powiadomienie przez Zamawiającego Oferenta, którego oferta zostanie wybrana oraz podpisanie umowy.
2. Oferenci zobowiązani są zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w niniejszym Zapytaniu i przygotować ofertę zgodnie z wymaganiami określonymi w tym dokumencie.
3. Oferenci ponoszą wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyniku postępowania. Zamawiający w żadnym przypadku nie odpowiada za koszty poniesione przez Oferentów w związku z przygotowaniem i złożeniem oferty.
4. Zamawiający zastrzega, aby wszelkie informacje zawarte w Zapytaniu zarówno w całości, jak i w części zostały zachowane przez Oferenta w poufności oraz nie były udostępniane osobom trzecim, a wykorzystywane przez Oferenta tylko i wyłącznie w celu przygotowania oferty dla Zamawiającego.
5. Oferent zobowiązuje się do informowania Zamawiającego o jakimkolwiek pojedynczym zdarzeniu lub serii niepożądanych lub niespodziewanych zdarzeń związanych z bezpieczeństwem informacji, które stwarzają znaczne prawdopodobieństwo zakłócenia działań biznesowych i zagrażają bezpieczeństwu informacji, w szczególności zagrożenia nieuprawnionego ujawnienia chronionych informacji, nieautoryzowanego dostępu, niedozwolonego: zatajenia, powielenia, modyfikacji, zniszczenia, utraty oraz nieprawidłowego wykorzystania lub kradzieży informacji. Oferent zobowiązuje się do dokonania zwrotu albo zniszczenia – wedle wyboru Zamawiającego – informacji objętych ochroną, niezależnie od formy, w której informacje te zostały przekazane, na każde żądanie Zamawiającego. W razie niewykonania lub nienależytego wykonania przez Oferenta powyższego obowiązku zachowania poufności, Zamawiający może żądać od Oferenta naprawienia szkody lub wydania uzyskanych przez Oferenta korzyści.
6. Materiały ofertowe, nadesłane lub złożone w ramach przedmiotu zamówienia do Zamawiającego nie będą udostępniane osobom trzecim.
7. Jakiekolwiek zapisy zawarte w Zapytaniu nie mogą być przyczynkiem do powstania jakiegokolwiek stosunku umownego czy też jakiegokolwiek innego stosunku zobowiązaniowego pomiędzy Zamawiającym a Oferentem.
8. Jakiekolwiek oświadczenie wprowadzające w błąd umieszczone w ofercie może być podstawą do wykluczenia Oferenta z uczestnictwa w postępowaniu. Oferent jest odpowiedzialny wobec Zamawiającego za szkody wyrządzone w związku z zawartymi w ofercie błędami.
9. Zamawiający zastrzega sobie w każdym czasie prawo do zamknięcia postępowania, w tym także podczas negocjacji a także po ich zakończeniu, oraz prawo odwołania lub unieważnienia postępowania w całości lub w części w każdym czasie bez podania przyczyn i bez ponoszenia jakichkolwiek skutków prawnych i finansowych.

Załączniki oraz treść Zapytania Ofertowego do pobrania w PDF