ZAPYTANIE OFERTOWE
Dotyczące sporządzenia pełnej dokumentacji w zakresie cen transferowych określonej w przepisach Rozdziału 1a „Ceny transferowe” art. od 11a do 11t Ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych z dnia 15 lutego 1992 r. (Dz.U.2020.0.1406 z późn. zm.) na potrzeby Polskiego Holdingu Obronnego sp. z o.o.
Do niniejszego postępowania nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. nr 907, z późn. zm.).
I. Zamawiający
Polski Holding Obronny sp. z o.o. (dalej: Zamawiający)
ul. Fort Wola 22,
01-258 Warszawa
NIP: PL 527-010–45-39
Strona internetowa: http://www.pho.pl/
II. Przedmiot zamówienia
Sporządzenie pełnej dokumentacji w zakresie cen transferowych określonej w przepisach Rozdziału 1a „Ceny transferowe” art. od 11a do 11t Ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych na potrzeby Polskiego Holdingu Obronnego sp. z o.o.
III. Warunki udziału w postępowaniu
O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać oferenci, którzy:
- Są podmiotem uprawnionym do wykonywania czynności doradztwa podatkowego w rozumieniu Ustawy z dnia 05 lipca 1996 r. o doradztwie podatkowym;
- Podpiszą z Polskim Holdingiem Obronnym sp. z o.o. „Umowę o zachowaniu poufności”;
- Posiadają wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i kadrowym niezbędnym do wykonania zamówienia;
- Posiadają polisę OC z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej na kwotę co najmniej 100 000 sumy ubezpieczenia;
- Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej terminowe i właściwe wykonanie zamówienia;
- Zapoznali się z niniejszym Zapytaniem wraz z załącznikami i nie wnoszą zastrzeżeń do treści dokumentów.
IV. Informacje o wymaganych oświadczeniach i dokumentach
- Oświadczenia i dokumenty, jakie powinni dostarczyć oferenci w celu potwierdzenia spełnienia warunków określonych w Punkcie III:
a) Aktualny odpis z właściwego rejestru/ aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert;
b) Pełnomocnictwo do reprezentowania podmiotów występujących wspólnie (konsorcjum, spółka cywilna) w formie oryginału lub kserokopii poświadczonej za zgodność przez notariusza, wystawione nie później niż w dniu, w którym upływa termin składania ofert;
c) Wykaz osób biorących udział w zamówieniu, które będą wykonywać zamówienie lub będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, wraz z informacjami na temat ich doświadczenia z zakresu świadczenia usług doradczych we wskazanych tematach (co najmniej 2 lata doświadczenia);
d) Wskazania przez Wykonawcę w ofercie części zamówienia, której wykonanie powierzy podwykonawcom, wyszczególnienia podwykonawców, odpowiadających za poszczególne części zamówienia oraz przedstawienia referencji potwierdzających kompetencje podwykonawców w zakresie ich prac;
e) Dokumenty (referencje) potwierdzające należyte wykonanie zleceń podobnych w zakresie przedmiotu zamówienia w nieprzerwanym okresie minimum 2 lat;
f) Kopia polisy OC z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej;
g) Podpisane oświadczenie stanowiące Załącznik nr 2 do Zapytania.
V. Informacje szczegółowe na temat przedmiotu postępowania
Sporządzenie dokumentacji w zakresie cen transferowych określonej w przepisach Rozdziału 1a „Ceny transferowe” art. od 11a do 11t Ustawy o podatku dochodowym a w szczególności:
a) Przygotowanie dokumentacji lokalnej dla transakcji wewnątrzgrupowych objętych obowiązkiem dokumentacyjnym i jednocześnie niekorzystających ze zwolnienia dla transakcji krajowych na mocy art. 11n ustawy o CIT według załączonej listy (załącznik numer 3);
b) Sporządzenie analiz porównawczych dla transakcji objętych obowiązkiem dokumentacyjnym, a dla których PHO dotychczas nie sporządzał benchmarków lub posiadane przez PHO analizy nie są aktualne dla 2019 r;
c) Wsparcie PHO w wypełnieniu informacji o cenach transferowych na formularzu TPR-C;
d) Przygotowanie zgodnego z nowymi przepisami oświadczenia o sporządzeniu dokumentacji.
Analiza winna opierać się zarówno na polskich regulacjach podatkowych, jak i wytycznych OECD w zakresie cen transferowych oraz innych regulacjach międzynarodowych, uwzględniając przy tym praktykę organów administracji podatkowej w zakresie badania obszaru cen transferowych.
VI. Termin świadczenia usług
Termin świadczenia usług: 60 dni od daty podpisania Umowy; nie później niż do 30.11.2020 r.
VII. Opis sposobu przygotowania oferty
- Oferta powinna być przygotowana w formie elektronicznej w języku polskim i złożona w wersji email na adres : Grzegorz.Nieszczerzewski@pho.pl, Marzena.Rogulska@pho.pl
- Zamawiający akceptuje skan podpisanej odręcznie oferty lub podpisanej podpisem elektronicznym kwalifikowanym oraz Umowy o zachowaniu poufności.
- Ofertę należy przygotować w formularzu ofertowym, który stanowi Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania.
- Podana w formularzu ofertowym cena powinna być ceną finalną ponoszoną przez Zamawiającego, a zatem cena powinna obejmować wszystkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia oraz wymaganiami Zamawiającego.
- Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.
- Wykonawca zaakceptuje w ofercie 30 dniowy termin płatności od daty dostarczenia poprawnie wystawionej faktury VAT (po protokolarnym odbiorze Przedmiotu Zamówienia).
- Zamawiający preferuje wysyłanie faktur drogą elektroniczną na adres: kancelaria.ogolna@pho.pl
- Oferta powinna być podpisana przez przedstawiciela upoważnionego do reprezentowania Wykonawcy zgodnie z przedstawionymi dokumentami oraz wymogami ustawowymi.
- Zaleca się, by każda zawierająca jakąkolwiek treść strona oferty była podpisana lub parafowana przez Wykonawcę. Każda poprawka w treści oferty, a w szczególności każde przerobienie, przekreślenie, uzupełnienie, napisanie, przesłonięcie korektorem, etc. powinna być parafowane przez Wykonawcę.
- Złożona oferta powinna zawierać:
a) Wypełniony formularz ofertowy (załącznik nr 1);
b) Aktualny odpis właściwego rejestru;
c) Dokumenty (referencje) potwierdzające należyte wykonanie zleceń podobnych do przedmiotu zamówienia w nieprzerwanym okresie minimum 2 lat;
d) Wykaz osób biorących udział w zamówieniu, które będą wykonywać zamówienie lub będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, wraz z informacjami na temat ich doświadczenia z zakresu świadczenia usług doradczych we wskazanych tematach (co najmniej 2 lata doświadczenia);
e ) Wykaz zadań planowanych do powierzenia podwykonawcom z wyszczególnieniem podwykonawców;
f) Kopia polisy OC z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej;
g) Podpisane oświadczenie stanowiące Załącznik nr 2 do Zapytania;VIII. Miejsce oraz termin składania ofert
- Termin składania ofert upływa w dniu 15.09.2020 r. do godz. 15.00.
- Sposób złożenia oferty:
Ofertę (podpisaną i zeskanowaną) należy przesłać w wersji elektronicznej na adres email:
Grzegorz.Nieszczerzewski@pho.pl
Marzena.Rogulska@pho.plOferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
IX. Kryterium oceny ofert
Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów:
KRYTERIUM WAGA Cena 90 % Doświadczenie i referencje 10 %
X. Termin ważności oferty
- Oferenci będą związani ofertą przez okres 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert, o którym mowa w Punkcie VIII Zapytania.
- W uzasadnionych przypadkach, Zamawiający może zwrócić się do oferentów o wyrażenie zgody na przedłużenie tego terminu o oznaczony okres.
XI. Obowiązek informacyjny
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 2016) (RODO) informujemy, że:
- Administratorem Pani/Pana danych osobowych przetwarzanych w Polskim Holdingu Obronnym sp. z o.o. jest Polski Holding Obronny sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Fort Wola 22.
- Dane kontaktowe Spółki: tel. +48 605-901-889, adres e-mail grzegorz.nieszczerzewski@pho.pl
- Jeśli ma Pani/Pan pytania dotyczące sposobu i zakresu przetwarzania Pani/Pana danych osobowych w zakresie działania Polskiego Holdingu Obronnego sp. z o.o. i zawartej umowy, a także przysługujących Pani/Panu uprawnień, może się Pani/Pan skontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych w Polskim Holdingu Obronnym z o.o. za pomocą adresu czeslaw.cwiek@pho.pl
- Administrator przetwarza dane osobowe w celach:
a) realizacji usługi objętej umową, w tym płatności. Podstawą prawną przetwarzania danych jest wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
b) dochodzenia i obrony praw w razie zaistnienia wzajemnych roszczeń – podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora – (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
5. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz niezbędne w celu zawarcia umowy/zlecenia z Polskim Holdingiem Obronnym sp. z o.o. oraz realizacji zobowiązań wynikających z obsługi tej umowy.
6. Dane osobowe przetwarzane będą przez okres niezbędny dla wykonania umowy/zlecenia, a po tym okresie dla celów i przez czas oraz w zakresie wymaganym przez przepisy prawa lub dla zabezpieczenia ewentualnych roszczeń, lub do czasu cofnięcia udzielonej zgody.
7. W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych przysługują Pani/Panu następujące uprawnienia:
a) prawo dostępu do danych osobowych, w tym prawo do uzyskania kopii tych danych;
b) prawo do żądania sprostowania (poprawiania) danych osobowych – w przypadku, gdy dane są nieprawidłowe lub niekompletne;
c) prawo do żądania usunięcia danych osobowych (tzw. prawo do bycia zapomnianym), w przypadku, gdy zachodzi jedna z poniższych przesłanek:
- dane nie są już niezbędne do celów, dla których były zebrane lub w inny sposób przetwarzane,
- dane osobowe przetwarzane są niezgodnie z prawem,
- dane osobowe muszą być usunięte w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisów prawa;
d) prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych – w przypadku, gdy:
- osoba, której dane dotyczą kwestionuje prawidłowość danych osobowych,
- przetwarzanie danych jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych, żądając w zamian ich ograniczenia,
- Administrator nie potrzebuje już danych dla swoich celów, ale osoba, której dane dotyczą, potrzebuje ich do ustalenia, obrony lub dochodzenia roszczeń,
- osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw wobec przetwarzania danych, do czasu ustalenia czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie Administratora są nadrzędne wobec podstawy sprzeciwu;
e) prawo do przenoszenia danych – w przypadku, gdy łącznie spełnione są następujące przesłanki:
- przetwarzanie danych odbywa się na podstawie zgody wyrażonej przez tą osobę lub gdy przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy,
- przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany
f) ze względu na fakt, iż jedyną przesłanką przetwarzania danych osobowych stanowi zgoda, nie przysługuje Pani/Panu prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych.
8. Pani/Pana dane osobowe będą przez Polski Holding Obronny sp. z o.o. przetwarzane przez cały czas, przez który umowa/zlecenie będzie wykonywane, a także później tj. do czasu upływu terminu przedawnienia ewentualnych roszczeń wynikających z umowy i w związku z realizacją obowiązku archiwizacyjnego i obowiązujących przepisów prawa.
9. Administrator może przetwarzać Pani/Pana dane w sposób zautomatyzowany, ale nie będzie ich profilował.
10. W przypadku wątpliwości związanych z przetwarzaniem danych osobowych każda osoba może zwrócić się do Administratora z prośbą o udzielenie informacji. Niezależnie od powyższego każdemu przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
XII. Informacja o sposobie porozumiewania się z oferentami
Wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje zamawiający i wykonawcy przekazują pisemnie i drogą elektroniczną. Wszelką korespondencję dotyczącą niniejszego postępowania należy kierować na adres Zamawiającego: Polski Holding Obronny sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, 01-258 Warszawa, ul. Fort Wola 22.
Osoby uprawnione do porozumiewania się z wykonawcami:
Grzegorz Nieszczerzewski – Kierownik Zespołu ds. Finansowych
e-mail: Grzegorz.nieszczerzewski@pho.pl
tel.: 605-901-889
XIII. Ustalenia dodatkowe
- Zamawiający informuje, iż potwierdzeniem przyjęcia oferty jest pisemne powiadomienie przez Zamawiającego Oferenta, którego oferta zostanie wybrana oraz podpisanie umowy.
- Oferenci zobowiązani są zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w niniejszym Zapytaniu i przygotować ofertę zgodnie z wymaganiami określonymi w tym dokumencie.
- Oferenci ponoszą wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyniku postępowania. Zamawiający w żadnym przypadku nie odpowiada za koszty poniesione przez Oferentów w związku z przygotowaniem i złożeniem oferty.
- Zamawiający zastrzega, aby wszelkie informacje zawarte w Zapytaniu zarówno w całości, jak i w części zostały zachowane przez Oferenta w poufności oraz nie były udostępniane osobom trzecim, a wykorzystywane przez Oferenta tylko i wyłącznie w celu przygotowania oferty dla Zamawiającego.
- Oferent zobowiązuje się do informowania Zamawiającego o jakimkolwiek pojedynczym zdarzeniu lub serii niepożądanych lub niespodziewanych zdarzeń związanych z bezpieczeństwem informacji, które stwarzają znaczne prawdopodobieństwo zakłócenia działań biznesowych i zagrażają bezpieczeństwu informacji, w szczególności zagrożenia nieuprawnionego ujawnienia chronionych informacji, nieautoryzowanego dostępu, niedozwolonego: zatajenia, powielenia, modyfikacji, zniszczenia, utraty oraz nieprawidłowego wykorzystania lub kradzieży informacji. Oferent zobowiązuje się do dokonania zwrotu albo zniszczenia – wedle wyboru Zamawiającego – informacji objętych ochroną, niezależnie od formy, w której informacje te zostały przekazane, na każde żądanie Zamawiającego. W razie niewykonania lub nienależytego wykonania przez Oferenta powyższego obowiązku zachowania poufności, Zamawiający może żądać od Oferenta naprawienia szkody lub wydania uzyskanych przez Oferenta korzyści.
- Materiały ofertowe, nadesłane lub złożone w ramach przedmiotu zamówienia do Zamawiającego nie będą udostępniane osobom trzecim.
- Jakiekolwiek zapisy zawarte w Zapytaniu nie mogą być przyczynkiem do powstania jakiegokolwiek stosunku umownego czy też jakiegokolwiek innego stosunku zobowiązaniowego pomiędzy Zamawiającym a Oferentem.
- Jakiekolwiek oświadczenie wprowadzające w błąd umieszczone w ofercie może być podstawą do wykluczenia Oferenta z uczestnictwa w postępowaniu. Oferent jest odpowiedzialny wobec Zamawiającego za szkody wyrządzone w związku z zawartymi w ofercie błędami.
- Zamawiający zastrzega sobie w każdym czasie prawo do zamknięcia postępowania, w tym także podczas negocjacji a także po ich zakończeniu, oraz prawo odwołania lub unieważnienia postępowania w całości lub w części w każdym czasie bez podania przyczyn i bez ponoszenia jakichkolwiek skutków prawnych i finansowych.
Załączniki oraz treść Zapytania Ofertowego do pobrania w PDF